Wir suchen für unseren Kunden, eine europäische Organisation mit globaler Bedeutung, eine engagierte:
Assistenz (m/w/d) internationale Organisation – Vertragsabteilung
Das macht diese Stelle besonders
Sie arbeiten für eine europäische Organisation und wissenschaftlicher Innovation den Alltag von Menschen weltweit verbessert
Echte Internationalität: Täglich kommunizieren Sie mit Experten aus ganz Europa – auf Englisch, in einem multikulturellen Team
Dauerhafte Betreuung durch uns während des gesamten Einsatzes bis zur mögl. Übernahme
Tarifliche Bezahlung nach iGZ/DGB-Tarifvertrag inklusive Branchenzuschlägen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Modernes Arbeiten: Am Hauptsitz in Darmstadt mit Homeoffice-Möglichkeiten
Erfahrung in einem high-level, internationalen Umfeld, die Ihre Karriere nachhaltig prägt
Ihre Aufgaben
Sie planen und organisieren Verhandlungsgespräche mit Bietern sowie interne Abstimmungen, überwachen Zusagen und terminieren bei Bedarf um
Einreichung von Unterlagen ins elektronische Freigabesystem, Workflow-Monitoring und Erinnerungsmanagement – dabei behalten Sie jederzeit den Überblick
Nach der Freigabe erstellen Sie vertragsrelevante Dokumente unterschriftsreif und unterstützen bei der Erstellung von Memos und Standardformularen
Die Bearbeitung eingehender Post gehört zu Ihren Aufgaben, außerdem unterstützen Sie das Sekretariatsteam beim Versand und der Registrierung vertraglicher Dokumente
Elektronisches Dokumenten-Filing im Document Management System und SAP führen Sie strukturiert, nachvollziehbar und audit-sicher durch
Travel-Bookings gehören zu Ihrem Tagesgeschäft, gleichzeitig übernehmen Sie Vertretungen für Kolleginnen im Sekretariat
Bei ad-hoc-Anfragen und besonderen Projekten springen Sie ein und bringen Ihr Organisationstalent ein
Ihr Profil:
Must-haves:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d)
Nachgewiesene Berufserfahrung in der Administration, im Sekretariat oder Office Management – Sie kennen die Anforderungen eines professionellen Büroalltags
Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind absolute Voraussetzung – die gesamte Kommunikation läuft auf Englisch
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) – die Tools beherrschen Sie und nutzen sie effizient
Erfahrung in der Organisation und Nachverfolgung von Meetings – Sie wissen, wie man Termine koordiniert und am Laufen hält
Proaktive Arbeitsweise: Auf dringende Anfragen reagieren Sie schnell, Prioritäten setzen Sie eigenständig und arbeiten dabei detailgenau sowie strukturiert
Nice to have:
Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP) oder Dokumentenmanagementsystemen
Kenntnisse im Vertragsmanagement oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Procurement/Einkauf
Sehr gute Organisationsfähigkeit und bei minimalem Supervision
Gewohnt, in einem internationalen, wissenschaftlichen oder technologischen Umfeld zu arbeiten
Gerne stehen wir Ihnen unter Angabe der unten stehenden Referenznummer für Rückfragen zur Verfügung.
